“A good Brief is the start of a great work” – Brief tốt là mở đầu cho một sản phẩm tốt. Câu nói đã đề cao vai trò của một bản Brief trong quá trình làm Marketing. Vậy Brief là gì? Làm thế nào để có một bản Brief tốt, thậm chí hoàn hảo?
Tổng quan về Brief
Với những Marketer mới vào nghề, chắc hẳn bạn sẽ khá lạ lẫm với cụm từ “Brief” cũng như các khái niệm liên quan. Dưới đây sẽ là câu trả lời cho câu hỏi “Brief là gì?”.
1. Brief là gì?
Brief là một thuật ngữ Marketing, chỉ những văn bản mà các công ty dịch vụ Marketing Agency nhận được từ các khách hàng (Client). Trong văn bản này chứa nội dung không chỉ ngắn gọn, súc tích mà còn cần thiết để các Agency có thể hiểu và đáp ứng nhu cầu của khách hàng.
Brief là gì?
Một bản Brief hoàn hảo chứa đựng mỗi thông tin, yêu cầu cần thiết và các vấn đề Client cần giải quyết thôi là chưa đủ. Bản Brief đó còn cần mang lại cảm hứng sáng tạo cho các Agency, giúp họ có những ý tưởng độc lạ mới là một bản Brief tốt.
2. Các thuật ngữ thường dùng trong Brief
Để nắm bắt được đầy đủ thông tin cũng như để hiểu trong một bản Brief có gì, sau đây là một vài thuật ngữ xuất hiện trong Brief mà các Marketer cần nắm rõ:
- Project: dự án, kế hoạch cho toàn bộ chiến dịch.
- Project Description: bản mô tả về các yêu cầu của dự án.
- Brand: thương hiệu, trung tâm dự án cần quảng bá.
- Brand background: thông tin nền tảng, cơ bản về thương hiệu.
- Budget: ngân sách, số tiền có thể chi cho dự án.
- Client: khách hàng, người yêu cầu về dịch vụ Marketing và đưa ra các yêu cầu cho dự án.
- Coverage: sự bao phủ thị trường, hiểu nôm na là các nơi tiến hành dự án.
- Message: thông điệp mà thương hiệu/khách hàng muốn truyền tải.
- Objectives: Mục đích của các chiến dịch truyền thông.
- Target Audience: khách hàng tiềm năng.
- Timing: thời gian để hai bên Client và Agency gặp gỡ trình bày ý tưởng thực hiện.
2 loại Brief phổ biến
Có hai loại mẫu Brief phổ biến nhất hiện nay, đó là:
1.Mẫu Creative Brief
Đây là văn bản vắn tắt trong nội bộ của Agency được viết cho bộ phận sáng tạo (Creative Team) với mục đích cung cấp các nội dung cơ bản, cần thiết để bộ phận lên ý tưởng, chiến lược sao cho sáng tạo, đột phá nhưng vẫn thỏa mãn các yêu cầu của khách hàng.
Mẫu Creative Brief
2. Mẫu Communication Brief
Đây cũng là một văn bản tóm tắt nhưng được sử dụng với mục đích khác, dành cho khách hàng và người quản lý quan hệ khách hàng (Account). Bản Brief này sẽ chứa đựng các thông tin đầy đủ về doanh nghiệp, nhãn hàng và thương hiệu.
Nhờ đó, Agency có thể dựa vào để thiết kế các kế hoạch, chiến lược cụ thể và phù hợp.
Làm thế nào để xây dựng một Brief hoàn chỉnh
Thêm một điều trăn trở của các Marketer đó chính là cách để xây dựng một bản Brief thật chỉn chu, hoàn chỉnh. Điều này không khó, nhưng cũng có một số các lưu ý đòi hỏi các bạn phải “nằm lòng” để bản Brief hoàn hảo nhất.
1. Bản Brief ngắn gọn, bao hàm ý chính quan trọng nhất.
Để tạo ra một bản Brief tốt, một trong những điều quan trọng cần chú ý chính là dung lượng của Brief. Nội dung quá dài dòng, lan man sẽ khiến Agency bị rối loạn thông tin, sai mục tiêu từ đó không thể thoả mãn nhu cầu. Nội dung quá ngắn sẽ gây ra tình trạng thiếu dữ liệu, không có căn cứ để thực hiện.
Bản brief ngắn gọn bao hàm súc tích
Bởi vậy, trong quá trình tạo Brief cần chú ý làm thế nào để Brief có dung lượng vừa phải nhưng vẫn chứa đủ thông tin cần thiết, khoa học. Một vài điểm đáng lưu ý có thể kể đến là những đặc điểm chung của thương hiệu, giải pháp để thương hiệu có độ nhận diện cao, chân dung đối tượng mục tiêu.
2. Xác định rõ mục tiêu nhất quán trong bản Brief
Chỉ khi bạn xác định đúng mục tiêu, bản brief mới có thể phát huy tối đa công dụng của nó. Một số câu hỏi thường được đặt ra để xác định được mục tiêu trọng tâm là:
- Lý do thực hiện dự án là gì?
- Thứ cần đạt được sau dự án?
- Dự án này muốn nhắm đến điều gì? Mục tiêu xuyên suốt của cả dự án là gì?
- Phương pháp nào để đo lường sự thành công sau dự án?
Khi trả lời được các câu hỏi trên cũng là lúc bạn đã hình thành rõ ràng mục tiêu để Agency có thể đưa ra các giải pháp phù hợp nhằm tối ưu chiến dịch Marketing.
3. Trình bày đầy đủ thông tin giữa hai bên đối tác
Khi hợp tác làm việc, cần có sự hiểu biết rõ giữa các bên về đối tác của mình để hiệu quả công việc đạt mức cao nhất. Đó là những người chịu trách nhiệm trực tiếp về dự án, là người đảm bảo sự hoạt động hiệu quả cũng như đứng ra giải quyết những vấn đề phát sinh trong quá trình thực hiện.
Bởi vậy, bạn cần cung cấp thông tin về các bên liên quan, người chịu trách nhiệm chính trong các nhiệm vụ. Đây cũng là bộ phận của Brief, bạn cần trình bày trong từng phần của dự án.
4. Phân tích kỹ và rõ ràng về đối thủ cạnh tranh
Có câu “Biết người biết ta, trăm trận trăm thắng”, dù có thể khách hàng sẽ không đề cập đến đối thủ cạnh tranh trong Brief, nhưng người tạo Brief vẫn cần đặt ra và phân tích các đối thủ. Qua đó Agency sẽ hiểu rõ đối thủ cạnh tranh đang ở lĩnh vực nào, ưu và nhược điểm cũng như điều mà đối thủ có thể tác động lên chiến dịch.
Phân tích kỹ và rõ ràng về đối thủ cạnh tranh cũng là yếu tố cần thiết để có bản Brief tốt, góp phần xây dựng chiến dịch thành công.
4. Đưa ra các mốc thời gian hợp lý
Một trong những điều cần chú ý khi tạo dựng Brief là thời gian. Thời gian quá ngắn hay quá dài cũng làm ảnh hưởng đến chiến dịch, khiến hiệu quả chiến dịch không được tối ưu.
Do đó, người tạo Brief cần sắp xếp và phân bổ thời gian sao cho hợp lý để tiến độ công việc được đẩy nhanh, dự án được hoàn thành vượt kỳ vọng.
5. Đảm bảo về ngân sách thực thi và dự phòng tốt
Dù tất cả các phần đều hoàn hảo nhưng chỉ cần có lỗ hổng về ngân sách cũng sẽ gây nên ảnh hưởng lớn. Người xây dựng Brief cần tính toán kỹ càng, dự phòng các trường hợp bất ngờ cũng như các chi phí có thể phát sinh trong quá trình làm việc. Điều này khiến hai bên có thể chủ động hơn trong quá trình thực hiện.
Đảm bảo ngân sách
6. Kết hợp sử dụng các phần mềm hỗ trợ thực hiện bản Brief
Với sự phát triển vượt bậc của công nghệ và kỹ thuật, hiện nay có khá nhiều phần mềm hay ứng dụng Briefing giúp phân tích yếu tố ảnh hưởng, đối thủ cạnh tranh hay cả đối tượng mục tiêu. Nhờ đó chúng ta có thể dễ dàng tìm kiếm Insight của khách hàng, giúp hiệu quả tiếp thị tăng lên.
Câu hỏi thường gặp về Brief
Một số Marketers từng chia sẻ gặp khó khăn khi lần đầu làm Brief. Dưới đây là tổng hợp những câu hỏi thường gặp khi làm Brief:
Những vấn đề mà các Client Brief hay gặp phải ?
Để tạo ra một bản Brief thì dễ, nhưng để nó đạt hiệu quả cao và đẩy nhanh tiến độ công việc thì cũng khiến khá nhiều người vò đầu bứt tai. Dưới đây là một số những vấn đề mà các Client Brief hay gặp phải:
- Không nêu đầy đủ thông tin khiến các Agency gặp bế tắc, thậm chí làm sai mục tiêu dẫn đến lãng phí thời gian.
- Không tiết lộ hay tiết lộ ít thông tin về Budget, nếu có thì là con số không chính xác.
- Đặt KPIs quá cao so với ngân sách bỏ ra.
- Đặt deadline quá gấp gáp khiến dự án thực hiện vội vàng, không đạt hiệu quả cao.
Công cụ nào hỗ trợ phân tích insight khách hàng, xây dựng một bản Brief hoàn chỉnh?
Công nghệ phát triển cùng với đó là sự xuất hiện của các công cụ hỗ trợ phân tích Insight khách hàng, giúp các Marketer dễ dàng nắm bắt thông tin và nhu cầu của khách hàng mục tiêu.
Một số các công cụ hỗ trợ có thể kể đến như Google Analytics, Google Trends hay Facebook Audience Insight,.. sẽ hỗ trợ và cung cấp các thông tin quan trọng.
Phần mềm Briefing đóng vai trò như thế nào?
Briefing là ứng dụng đọc tin tức, giúp người đọc có thể cập nhật các thông tin mới nhất mà không cần cài thêm các ứng dụng khác. Nguồn tài liệu của Briefing là từ các trang báo nổi tiếng, hỗ trợ kiểm soát thông tin chặt chẽ để bạn đọc có thế tiếp cận.
Phần mềm Briefing
Đối với các Marketer, việc cập nhật thông tin về thị trường, đối thủ cạnh tranh là vô cùng cần thiết. Vì vậy các phần mềm này sẽ hỗ trợ người làm Marketing trong quá trình làm việc, từ đó có thể tạo nên các thông tin quan trọng, đột phá trong bản Brief.
Một bản Brief được đánh giá tốt khi bao hàm các thông tin gì?
Một bản Brief được đánh giá cao cần bao hàm đầy đủ các thông tin sau:
- Dung lượng thông tin
- Mục tiêu dự án
- Thông tin về các bên liên quan
- Phân tích đối thủ cạnh tranh
- Thời gian
- Ngân sách
- Phần mềm hỗ trợ
Bài viết đã giải đáp giúp các bạn hiểu “Brief là gì” cũng như tổng hợp những điều đáng chú ý khi làm Brief. Chúc các bạn thành công trong quá trình xây dựng Brief!
