Hiện nay, doanh nghiệp không chỉ chú trọng đến đến hoạt động truyền thông ra bên ngoài mà còn quan tâm tới truyền thông nội bộ trong doanh nghiệp. Vậy truyền thông nội bộ là gì ? Cùng Hapodigital tìm hiểu nhé.
Truyền thông nội bộ là gì ?
Nếu nói doanh nghiệp là một cơ thể, thì truyền thông nội bộ giống như là mạch máu. Truyền thông nội bộ ( tiếng anh là: Internal communications ) về bản chất chính là việc doanh nghiệp đưa các nội dung hay thông điệp cần thiết đến các đối tượng nhân viên vào đúng thời điểm, mà ở đây nội dung chính là tầm nhìn, sứ mệnh, giá trị cốt lõi; với mục tiêu là định hình, thắt chặt và lan tỏa văn hóa doanh nghiệp.
Theo định nghĩa này, có thể thấy bộ phận cốt yếu của truyền thông nội bộ chính là nội dung mà doanh nghiệp chia sẻ. Kênh truyền thông nội bộ sẽ là “điểm chạm” giữa doanh nghiệp với đội ngũ nhân viên, và phải phục vụ cho việc chia sẻ các thông tin hướng đến văn hóa doanh nghiệp. Điều này để xác định rõ mục đích chính của một kênh truyền thông nội bộ, thay vì cố gắng lẫn lộn nó với các hoạt động khác trong doanh nghiệp như trao đổi thông tin, lên kế hoạch công việc, quản lý nhân viên,…
Vai trò của truyền thông nội bộ đối với doanh nghiệp
Truyền thông nội bộ giúp truyền tải/ thông báo thông tin
Đầu tiên, truyền thông nội bộ mang ý nghĩa là: thông tin cho các thành viên trong tập thể về các sự kiện, hoạt động, các thay đổi chính sách, sáng kiến, thay đổi số lượng nhân sự…Và cập nhật về tình hình của doanh nghiệp. Việc này giúp tạo ra cảm giác minh bạch, rõ ràng, cởi mở và có sự tôn trọng nhân viên. Tránh cảm giác nhân viên trong tập thể chỉ phải làm, làm và làm mà không biết các hoạt động hay tình hình phát triển doanh nghiệp.
Đây chính là cách thỏa mãn khao khát thông tin về công ty, dự án mà họ đang làm việc, đang nỗ lực đóng góp. Truyền thông nội bộ khi được làm tốt sẽ giúp các thành viên có một bức tranh tổng thể mà họ là những nhân tố làm cho nó trở nên hoàn chỉnh và hoàn mỹ.
Truyền thông nội bộ mang đến cho mọi người cái nhìn tổng thể hơn về tổ chức doanh nghiệp.
Thông tin liên lạc nội bộ thường được coi là các thông điệp từ trên xuống, được truyền tải bởi các nhà lãnh đạo để sử dụng nhân viên. Nhưng thực chất, đó là sự trao đổi từ 2 chiều: Nhà lãnh đạo mong muốn thông tin của mình được chú ý còn nhân viên thì thấy ở đó họ được tôn trọng và có tiếng nói với cấp trên.
Nói cách khác, nó không phải là việc thu hút thụ động bằng thông điệp phù hợp mà thay vào đó thúc đẩy giao tiếp hai phía về những gì đang xảy ra tại tổ chức. Nhân viên cảm thấy rằng họ rất quan trọng và truyền thông nội bộ chính là kênh tạo ra sự tương tác.
Điều này đặc biệt hiệu quả bởi tin tức không chỉ được ủy quyền cho bộ phận tiếp thị hay nhân sự mà còn cho đại diện tiếng nói của nhiều bộ phận khác nhau.
Truyền thông nội bộ là xây dựng văn hóa doanh nghiệp
Vai trò của truyền thông nội bộ là giúp thể hiện văn hóa doanh nghiệp. Văn hóa doanh nghiệp tạo nên những giá trị trong việc giao tiếp giữa các cá nhân trong một tập thể.
Nếu ví von cơ sở vật chất và trang thiết bị là “phần xác” của doanh nghiệp, thì văn hóa doanh nghiệp sẽ là “phần hồn” của doanh nghiệp đó. Văn hóa doanh nghiệp mạnh mẽ, phát triển là điều đặc biệt cần thiết. Đó là tài sản vô hình của doanh nghiệp, góp phần tạo nên sức mạnh lớn lao của doanh nghiệp. Công ty xây dựng được văn hóa doanh nghiệp mới thấm nhuần được tư tưởng nhân viên, là cơ sở niềm tin góp phần quan trọng trong việc thực hiện mục tiêu, nhiệm vụ của tổ chức, văn hóa doanh nghiệp.
Truyền thông nội bộ cần thu hút mọi người cùng tham gia thảo luận, đóng góp cho công ty tốt hơn
Cần phải nhấn mạnh rằng: truyền thông nội bộ cần làm tốt cuộc đối thoại từ hai phía mới là mục tiêu cốt lõi. Sự khác biệt rõ rệt nhất chính là việc thông tin từ trên xuống một cách nhàm chán như: dán thông báo không ai nhìn, gửi hàng loạt email mà không ai đọc, và các cuộc tương tác, đàm thoại đầy tính xây dựng giữa 2 bên.
Truyền thông nội bộ hiệu quả là cần khơi gợi để tạo ra những tương tác như:
- Đặt những câu hỏi tại các cuộc họp trao đổi.
- Chung tay, nhận xét những bản cập nhật tin tức quan trọng được đăng trên bảng tin nội bộ của công ty.
- Chia sẻ những gì cá nhân hoặc team đang làm với mọi người còn lại trong công ty. Giao tiếp nội bộ tốt sẽ tạo ra không gian cho những hành động nhỏ nhưng đầy ý nghĩa như vậy.
Doanh nghiệp cần tạo ra những đánh giá, ghi nhận cho sự đóng góp tích cực của các thành viên. Để từ đó nhân viên cảm thấy rằng tiếng nói của họ quan trọng, những ý tưởng của họ đang được lắng nghe, sẽ có nhiều khả năng vượt lên trên hơn và vượt xa hơn khi tổ chức cần họ.
Truyền thông nội bộ giúp mọi người bình tĩnh trong thời kỳ khủng hoảng
Không phải lúc nào mọi thứ cũng diễn ra trôi chảy. Công việc kinh doanh đôi khi gặp khó khăn như: khủng hoảng kinh tế, dịch bệnh,… Công ty khi buộc phải tái cấu trúc, các vụ mua bán hay sáp nhập xảy ra. Đây là lúc mọi người cần tới thông tin liên lạc nội bộ nhất. Các thông báo về những thay đổi trong cơ cấu sắp xảy ra cần được xử lý cẩn thận hơn vì tinh thần tổ chức và tính liên tục trong kinh doanh đang bị đe dọa. Tinh thần nhân viên trở nên lo lắng, hoang mang. Điều cần thiết lúc này là sự minh bạch những điều đã, đang và sắp xảy ra. Với những vấn đề tế nhị như: cắt giảm nhân sự, giảm lương, … càng cần phải minh bạch, rõ ràng, cần loại bỏ sự trốn tránh đối diện trực tiếp tới vấn đề đang xảy ra.
Với các trường hợp cắt giảm nhân sự nên có những cuộc trao đổi thẳng thắng, tinh tế và tế nhị khi đưa tin xấu sẽ tạo ra bầu không khí thiện chí và quan tâm có thể giúp duy trì tổ chức của bạn vượt qua thời kỳ khó khăn. Cách doanh nghiệp đối diện và xử lý sẽ để lại trong tâm trí mọi người trong một thời gian dài. Doanh nghiệp liệu có được tôn trọng ? có nên là sự lựa chọn của ứng viên trong tương lai hay không? Việc này cũng làm cho những người ở lại sẽ tôn trọng doanh nghiệp hơn. Đây là một trong các khía cạnh quan trọng nhất của truyền thông nội bộ và chứng minh rằng tại sao việc sử dụng truyền thông nội bộ không đúng mức có thể nhanh chóng khiến mọi người trong tổ chức chống lại bạn.
Truyền thông nội bộ tạo ra một không gian khác cho nơi làm việc của bạn
Rất nhiều người cảm thấy công việc của họ nhàm chán. Họ đi làm, nói chuyện với một vài đồng nghiệp, tham gia các cuộc họp, hoàn thành công việc của mình, và sau đó ra về càng nhanh càng tốt. Và điều đó hoàn toàn phù hợp đối với nhiều người nhưng đối với những người khao khát được tham gia nhiều hơn tại nơi làm việc của họ và muốn đóng một vai trò trực tiếp hơn trong sự phát triển văn hóa thì phong cách làm việc này chưa thích hợp. Lúc này, truyền thông nội bộ cần được phát huy. Nó thúc đẩy các khóa học, bài diễn thuyết, các chương trình đào tạo lãnh đạo, chia sẻ phản hồi của khách hàng và phạm vi truyền thông, đồng thời tạo cơ hội cho mọi người tham gia nhiều hơn nếu họ thích.
Nếu những cơ hội đó tồn tại nhưng không ai biết hoặc tận dụng chúng, thì chiến lược truyền thông nội bộ đang hoạt động không hiệu quả. Và ở một mức độ nào đó, chúng ta đang đánh mất đi những người gắn bó nhất. Bằng cách trao quyền cho các thành viên từ nhiều nhóm quảng bá các chương trình, sự kiện, hoặc chia sẻ tin tức của họ, bạn cung cấp cho mọi người thông tin họ cần để thêm một khía cạnh hoàn thiện khác vào công việc của họ.
Truyền thông nội bộ tạo ra một kênh để phản hồi, tranh luận và thảo luận
Để thúc đẩy giao tiếp cởi mở tại doanh nghiệp của bạn, chiến lược truyền thông của bạn cần tạo ra không gian cho phản hồi, tranh luận công khai về các vấn đề, ý tưởng.
Truyền thông nội bộ có thể được khai thác để tạo ra một kênh cho những cuộc thảo luận gay gắt này. Điều này có thể xảy ra theo một số cách: thông báo sự kiện để khuyến khích phản hồi và phê bình, thăm dò ý kiến nhân viên, liên kết đến diễn đàn thảo luận nội bộ, hoặc thậm chí là lời mời trên toàn tổ chức để tranh luận về một mục tiêu hoặc dự án cụ thể.
Đối với phản hồi cũng như vậy. Giao tiếp nội bộ phải là một con đường hai chiều: lắng nghe mọi người và thường xuyên phản hồi của họ theo một cách nào đó.
Các phương tiện truyền thông nội bộ hiện nay
Các phương tiện in ấn (báo chí, các bản tin, tạp chí nội bộ, sách về tổ chức, các bài phát biểu, thư từ, …):
Đây là một trong những phương thức truyền thông nội bộ được sử dụng phổ biến hiện nay. Tại các sản phẩm in ấn thường là các bài chia sẻ về những vấn đề trọng tâm của doanh nghiệp ( vinh danh, khen thưởng, sự kiện mới, bài phát biểu, …). Nhân viên trong doanh nghiệp sẽ đọc và hiểu được văn hóa của công ty.
Bảng thông báo của doanh nghiệp:
Tại các doanh nghiệp thường có bảng tin thông báo treo trong văn phòng hoặc bảng thông báo online trên kênh nội bộ để truyền tải các thông tin, nội quy, chính sách, lịch họp, văn hóa nổi bật và muốn nhân viên đọc được. Đây vẫn luôn là một kênh thông tin hữu ích và hiệu quả cho từng doanh nghiệp và vị trí đặt bảng thông báo thường nằm ở vị trí nhân viên dễ dàng có thể thấy nhất.
Mạng Internet nội bộ của doanh nghiệp:
Mỗi doanh nghiệp lại sử dụng mạng xã hội khác nhau như: zalo, facebook, workplace, slack,.. Ở đây, nhân viên trong toàn doanh nghiệp dễ dàng trao đổi, gửi mail và thông tin trực tiếp cho nhau mà không tốn quá nhiều thời gian chờ đợi.
Doanh nghiệp cũng dễ dàng đăng tải, thông báo về các sự kiện, tin tức hay chính sách mới để toàn bộ nhân viên trong công ty nắm bắt được.
Radio nội bộ:
Khá nhiều doanh nghiệp sử dụng radio nội bộ vào thời điểm bắt đầu giờ làm và khi kết thúc giờ làm hoặc chương trình radio vào một ngày cố định trong tuần. Nội dung chia sẻ và phát tại radio có thể là: thông báo, sự kiện, mẩu tin tức nhỏ, chuyên mục tâm sự chia sẻ, … nhằm truyền tải các thông tin nhanh chóng trong toàn bộ doanh nghiệp.
Các cuộc họp và giao ban nội bộ:
Hàng tuần, các doanh nghiệp thường có cuộc họp tổng kết hoạt động của phòng ban hay tổng kết tuần của doanh nghiệp. Tại các buổi họp như này, doanh nghiệp có thể thực hiện hoạt động truyền thông nội bộ: Vinh danh khen thưởng, các cá nhân, phòng ban xuất sắc trong tuần hoặc điều chỉnh những sai phạm ảnh hưởng không tốt tới văn hóa doanh nghiệp,..
Cũng tại các buổi họp giao ban với lãnh đạo phòng, doanh nghiệp dễ dàng truyền thông tới các cán bộ quản lý. Sau đó, nhờ hoạt động truyền miệng hiệu quả sẽ đưa thông tin một cách nhanh chóng và dễ hiểu thông báo lại tới nhân viên trong phòng để họ thực hiện và nắm rõ thông tin.
Tổ chức các sự kiện PR nội bộ:
Hoạt động nội bộ góp phần giúp xây dựng mối quan hệ tốt đẹp trong công ty. Đây cũng là cách thu hút sự chú ý và lấy cảm tình của nhân viên. Doanh nghiệp có thể lựa chọn tổ chức các sự kiện PR nội bộ như tạo ra các cuộc thi giao lưu giữa các phòng ban, chương trình nội bộ, tổ chức gameshow giao lưu, … Thông qua các hoạt động, sự kiện đó nhân viên tại các phòng ban sẽ xây dựng được mối quan hệ tốt đẹp hơn và tạo dựng văn hóa tích cực trong doanh nghiệp.
>>> Tham khảo: Tổ chức sự kiện là gì ? Các yếu tố cần có để phát triển với nghề tổ chức sự kiện
Kết luận
Trên đây là những chia sẻ về khái niệm truyền thông nội bộ là gì cũng như một vài kiến thức bạn cần biết về truyền thông nội bộ. Mong rằng bài viết trên giúp bạn có cái nhìn tổng quan về hoạt động này trong doanh nghiệp.
