Lĩnh vực tổ chức sự kiện đang còn khá mới mẻ ở Việt Nam nhưng ở các nước phát triển nó đã quá quen thuộc và trở thành nghề “hot” trong nước. Bài viết sau đây Hapodigital sẽ giải thích với độc giả “ Tổ chức sự kiện là gì ? “ và các yếu tố cần để phát triển với lĩnh vực này.
Tổ chức sự kiện là gì ?
Sự kiện (Event) là một hoạt động có chủ đích diễn ra trong một thời điểm nhất định, tại một địa điểm cụ thể, tập trung ý tưởng và nguồn lực để truyền tải một thông điệp xác định nào đó, tạo sự thu hút, chú ý và sự quan tâm của các đối tượng tham gia.
Trong Marketing, Event được định nghĩa là những hoạt động Marketing liên quan đến những sự kiện mang tính giáo dục, quảng bá sản phẩm/dịch vụ hay định vị ưu thế của sản phẩm, thương hiệu trên thị trường.
Tổ chức sự kiện thực chất là việc tổ chức thực hiện những phần việc cho một “SỰ KIỆN” diễn ra, từ khi nó bắt đầu trong ý tưởng cho đến khi nó kết thúc.
Tổ chức sự kiện là việc tổ chức các hoạt động trong các lĩnh vực xã hội, kinh doanh, thương mại, thể thao, giải trí, … thông qua các hình thức như họp báo, hội thảo, hội nghị, triển lãm, lễ hội, … nhằm mục đích truyền những thông điệp mà người làm sự kiện muốn công chúng mục tiêu của mình nhận thức được.
>>> Tham khảo thêm: Truyền thông nội bộ là gì ? Tổng quan về truyền thông nội bộ trong doanh nghiệp
Vai trò và mục đích của tổ chức sự kiện
Vai trò:
- Giúp thu hút sự chú ý và quan tâm của những đối tượng khách hàng, của công chúng mục tiêu và của giới truyền thông
- Là một công cụ không thể thiếu với những hoạt động quảng bá, tiếp thị hay các chiến lược marketing
- Tạo sức hút cho thương hiệu, dịch vụ hay sản phẩm và thông qua đó làm gia tăng lợi nhuận, doanh thu trong kinh doanh
- Tác động tích cực đến hình ảnh của thương hiệu hay sản phẩm – dịch vụ trên thị trường
Mục đích:
- Tăng cường tối ưu hiệu ứng từ truyền thông để tạo dấu ấn đặc biệt trong mắt các đối tượng khách hàng mục tiêu
- Hỗ trợ doanh nghiệp xây dựng hình ảnh thương hiệu, sản phẩm, dịch vụ
- Làm thay đổi các nhận thức chủ quan ban đầu của công chúng, người tiêu dùng, khách hàng, truyền thông đối với thương hiệu hay sản phẩm của một công ty, đơn vị, tổ chức nào đó
- Quảng cáo sản phẩm, hỗ trợ bán hàng giúp gia tăng doanh số, giới thiệu về chính sách của các kênh phân phối…
Quy trình tổ chức sự kiện
Công việc tổ chức một sự kiện giống như đang chơi một trò chơi ghép hình hình vậy. Nó chỉ có thể thành công khi bạn có thể ghép hoàn chỉnh bức hình đó bằng hàng trăm, hàng ngàn những mẩu nhỏ chi tiết.
Có rất nhiều loại sự kiện khác nhau, với mỗi loại sự kiện lại có những mục đích và vai trò khác nhau để phù hợp với chiến lược chung của doanh nghiệp. Thế nhưng, dù là loại hình sự kiện nào thì muốn thành công đều phải tuân theo một quy trình và cách thức tổ chức nhất định.
Một quy trình tổ chức sự kiện “CHUẨN” gồm những nội dung sau:
a. Giai đoạn trước khi diễn ra sự kiện:
– Hiểu biết về thương hiệu của chủ đầu tư tổ chức sự kiện
– Nghiên cứu các yếu tố ảnh hưởng và liên quan đến sự kiện như mục tiêu, ngân sách, nhân lực, vật lực,…
– Hình thành chủ đề và lập kế hoạch tổng thể cho sự kiện
– Chuẩn bị tổ chức sự kiện bao gồm thời gian, địa điểm tổ chức sự kiện, nhân lực, thiết bị, ngân sách,….
– Xúc tiến và quảng bá sự kiện
b. Giai đoạn thực hiện sự kiện:
– Tổ chức đón tiếp và khai mạc sự kiện
– Tổ chức điều hành các diễn biến chính của sự kiện
– Tổ chức phục vụ ăn uống trong sự kiện
– Tổ chức phục vụ lưu trú và vận chuyển trong sự kiện
– Tổ chức thực hiện các hoạt động phụ trợ trong sự kiện
– Xác định tập đối tượng công chúng mục tiêu mà sự kiện hướng tới
c. Kết thúc sự kiện và giải quyết các công việc sau sự kiện bao gồm:
– Xúc tiến và quảng bá sự kiện
– Quan hệ với các nhà cung cấp dịch vụ bổ trợ cho sự kiện
– Quản trị tài chính trong tổ chức sự kiện
– Chăm sóc khách hàng
Ngoài ra trong quá trình thực hiện sự kiện bạn cần phải có các phương án dự phòng và giải quyết các sự cố trong tổ chức sự kiện cũng như đảm bảo vệ sinh, an toàn và an ninh trong suốt quá trình diễn ra sự kiện, …
Chú ý: Các công việc như trên chỉ phân chia mang tính tương đối, hơn nữa trong mỗi công việc còn bao gồm nhiều phần việc nhỏ và chi tiết khác nữa.
Các yếu tố cần có để phát triển trong nghề tổ chức sự kiện
Để phát triển trong lĩnh vực tổ chức sự kiện, một nhân viên tổ chức sự kiện cần phải có những yếu tố sau đây:
Sự năng động, chịu khó
Người làm nghề tổ chức sự kiện đòi hỏi phải có tính chủ động cao nên chỉ phù hợp với những người có tính năng động, giải quyết công việc một cách hiệu quả, linh hoạt, khoa học. Làm nghề sự kiện đòi hỏi sự hết mình với công việc bất kể thời gian nào, để sao cho đảm bảo giờ giấc theo kịp tiến độ của công việc đề ra cũng như chất lượng của các công việc cần thực hiện trong chương trình. Bạn chỉ có thể tổ chức một event thành công khi mà bạn thực sự chịu khó và làm việc một cách có tinh thần trách nhiệm.
Cẩn thận, tỉ mỉ
Bạn phải là người trau chuốt, chú ý đến từng chi tiết kể cả những chi tiết rất nhỏ, từ việc treo băng rôn ngay ngắn, việc sạch sẽ không bụi bẩn hay rác trên sàn nhà, thực hiện công việc đón tiếp chu đáo, thực hiện sự kiện theo đúng thời gian đã hoạch định. Bạn nên sắp xếp các hạng mục một cách hợp lý trong cả chương trình để không bị ngoài tầm kiểm soát, kiểm soát tốt về số lượng cũng như chất lượng của các hạng mục đi thuê bên ngoài như MC, ca sĩ…
Người làm sự kiện phải có tính tỉ mỉ, cẩn thận đến từng chi tiết để hạn chế các rủi ro, sự cố có thể phát sinh một cách tối đa. Bên cạnh đó, người làm sự kiện cũng cần phải có khả năng quan sát tốt để bạn có thể nắm bắt, hiểu rõ các vấn đề và đảm bảo kiểm soát được toàn bộ sự kiện tiến hành một cách thuận lợi, suôn sẻ.
Hãy quan sát, đánh giá mọi thứ diễn ra trong sự kiện mà mình tổ chức bằng chính cái nhìn khắt khe nhất của một người đến dự sự kiện để bản thân có thể rèn luyện được tính cẩn thận và tỉ mỉ. Hình ảnh của sự kiện cũng như uy tín của cá nhân bạn chỉ được khẳng định và đánh giá cao nếu bạn không để chiếc khăn trải bàn có sự nhăn nhúm, logo công ty bị in lệch màu hay cô PG vừa làm công việc tiếp đón khách vừa nhai kẹo cao su.
Óc sáng tạo, thẩm mỹ
Người làm chương trình sự kiện đòi hỏi phải có óc thẩm mỹ tốt để tổ chức được những sự kiện được đánh giá cao về tính hoàn mỹ cũng như lấy được cảm tình của người đến tham gia bởi những ý tưởng mới lạ, đột phá, mọi vấn đề đều được giải quyết một cách êm đẹp, ổn thỏa, đem lại hiệu quả cao cho sự kiện.
Sự sáng tạo có thể được rèn luyện bằng cách thường xuyên chịu khó quan sát xung quanh, ghi chép lại những điều xảy ra mọi lúc mọi nơi.
Kỹ năng tổ chức và làm việc nhóm
Kỹ năng tổ chức và làm việc nhóm sẽ giúp bạn có khả năng sắp xếp công việc của mình một cách khoa học, hợp lý, có sự phân bổ phù hợp về nhân sự cũng như sự linh hoạt trong quá trình giải quyết các sự cố và những rủi ro có thể xảy ra. Bên cạnh đó, kỹ năng tổ chức cũng góp phần quan trọng trong việc tiến hành làm một chương trình hay buổi sự kiện.
Kỹ năng làm việc nhóm cũng giúp bạn phối hợp làm việc nhịp nhàng với các thành viên khác trong nhóm của mình. Bạn sẽ làm việc cùng với những người có nhiệm vụ trực tiếp hỗ trợ cho sự kiện, kết nối giữa các thành viên trong đội nhóm cùng với các bộ phận hỗ trợ tốt hơn. Đây là điều rất quan trọng, góp phần lớn trong việc khẳng định một sự kiện được tổ chức chuyên nghiệp và sự thành công của sự kiện đó.
Sức khỏe bền bỉ
Đối với những người làm nghề tổ chức chương trình sự kiện, sức khỏe là điều kiện cần số 1. Bạn sẽ phải thường xuyên làm việc trong môi trường khắc nghiệt và gian khổ như nắng cháy, mưa dầm, thức khuya dậy sớm, nhịn đói, căng thẳng trong công việc, đi lại và hoạt động liên tục… do đặc thù của công việc nên những người ốm yếu, sức khỏe không tốt sẽ không thể làm lâu dài với nghề. Do đó, khi đã xác định theo nghề này thì sức khỏe luôn phải là vấn đề mà bạn nên lưu tâm và quan tâm nhất.
Đam mê đối với nghề
Kết quả công việc có tốt hay không, đặc biệt là đối với nghề tổ chức event thì lòng đam mê nghề nghiệp cũng là yếu tố tiên quyết. Trong quá trình làm việc, đây là nghề dễ gặp rất nhiều khó khăn nên sự đam mê chính là liều thuốc tốt nhất và cũng là nguồn gốc của những khoảnh khắc thăng hoa khi đạt được thành tựu trong công việc của bạn.
Những lưu ý cho doanh nghiệp để tổ chức một sự kiện thành công
Để đạt được hiệu quả tối ưu mà sự kiện mang lại thì cần phải có những điều kiện nhất định như phải được lên kế hoạch chu đáo, xác định mục tiêu chiến lược thật rõ ràng và có thể đo lường được. Và để thành công, trước hết bạn phải hiểu được những nguyên lý cơ bản để mang lại thành công cho một sự kiện là gì.
Tìm và ấn định địa điểm tổ chức trước khi công bố sự kiện
Việc đầu tiên ngay sau khi xác định được ngày tổ chức sự kiện, bạn cần phải đi tìm ngay một địa điểm ưng ý để tổ chức. Tốt nhất bạn cần hoàn thiện hợp đồng và các thủ tục liên quan đến địa điểm càng sớm càng tốt, tránh trường hợp bị tranh mất chỗ “đột ngột”.
Gửi thư mời có thông điệp hiệu quả
Thư mời chính là điều đầu tiên mọi người nhìn thấy tại sự kiện của bạn. Vì thế, thư mời cần phải thông báo được tới người tham dự những chi tiết cần thiết như: Ở đâu, cái gì, khi nào, những ai, tại sao và như thế nào,… có trong sự kiện của bạn.
Nếu có thể, bạn cũng nên thử gửi một thư mời cho phép người tham dự có thể gợi ý về nội dung chương trình trong sự kiện của bạn.
Phát triển kế hoạch và luôn hành động theo nó
Một kế hoạch chi tiết từ những phần việc nhỏ nhất, phân công chi tiết công việc cho từng người và có để deadline cụ thể, là yếu tố cần để đạt được những mục tiêu đề ra.
Bạn cần phải đảm bảo rằng mọi quy trình tổ chức sự kiện của mình luôn phải bám sát theo kế hoạch. Ngoài ra, bạn cũng cần duy trì song song một bản kế hoạch trù bị cho mọi trường hợp xấu nhất xảy ra khi diễn ra sự kiện, như diễn giả đến muộn, thời tiết thay đổi, … để đảm bảo sự kiện của bạn được chuẩn bị tốt nhất.
Hãy làm việc bằng cái đầu thay vì chỉ biết chăm chỉ
Tổ chức lưu trữ và theo dõi thông tin của những người tham dự sự kiện một cách thật chi tiết, đầy đủ, khoa học vào một file Excel để có thể sử dụng trong khi tổ chức sự kiện và sau khi kết thúc sự kiện.
Các thông tin về người tham gia sự kiện thực sự cần thiết dùng khi tạo bảng tên/ thẻ địa điểm khi chuẩn bị sự kiện và thư cảm ơn để gửi cho họ sau khi sự kiện kết thúc.
Ngoài ra, việc sử dụng file Excel để quản lý thông tin khách mời còn có thể giúp bạn tránh được lỗi trùng lặp hay chồng chéo thông tin,… giữa các sự kiện.
Chú ý đến cả những chi tiết nhỏ nhất
Những chi tiết nhỏ thôi nhưng đôi khi lại ảnh hưởng đến kết quả lớn. Nếu bạn không để ý mà lên kế hoạch tổ chức sự kiện trùng với một ngày lễ tôn giáo thì hãy chú ý kỹ tới nội dung trong thực đơn nhé.
Lập kế hoạch B cho mọi tình huống
Sự kiện có thể thất bại nếu bạn không có một kế hoạch dự phòng khi tình huống xảy ra không đúng theo kế hoạch. Vì thế bạn luôn cần phải có một kế hoạch dự trù cho mọi tình huống xảy ra, và hãy luôn giữ kết nối với khách mời trong trường hợp mọi thứ đi theo chiều hướng xấu.
Nếu như dự báo có thể trời mưa thì bạn cân nhắc sử dụng lều bạt hoặc chuẩn bị thêm ô nếu khách mời cần phải đi bộ để di chuyển.
Trang bị một số vận dụng “chữa cháy” khẩn cấp
Khách mời tham gia sự kiện của bạn thường có xu hướng tìm đến bạn ngay khi họ gặp bất cứ một vấn đề khẩn cấp nào.
Vì thế những vật dụng tuy nhỏ như thuốc giảm đau, bông y tế, hay băng dính hai mặt, bộ kim chỉ nhỏ, kéo,… sẽ vô cùng hữu dụng trong trường hợp này. Những chi tiết tuy nhỏ như thế này đôi khi lại tạo nên được ấn tượng lớn với khách mời của bạn.
Theo sát khách hàng chính là chìa khóa làm nên thành công
Luôn nhớ giữ kết nối thường xuyên với khách hàng xuyên suốt quá trình tổ chức sự kiện. Hãy gọi điện cho họ khoảng 2-3 ngày trước khi sự kiện diễn ra để xác nhận sự tham gia của khách hàng.
Bạn hãy gửi thư cảm ơn tới những người tới tham dự chương trình sau khi kết thúc sự kiện. Nếu có thể, hãy gửi kèm một vài tấm ảnh của họ tại sự kiện trong thư gửi sẽ giúp bạn có thêm điểm cộng trong mắt khách hàng.
Đừng quên sử dụng công nghệ trong sự kiện
Để đảo bảo cho sự kiện được diễn ra tốt đẹp, thì ekip thực hiện cần phải có sự phối hợp một cách nhịp nhàng và đồng bộ. Vì thế, những sản phẩm công nghệ như bộ đàm, máy chiếu, microphone, loa, camera,.. là những vật dụng không thể thiếu trong sự kiện.
Hãy lên một danh sách các thiết bị và có kế hoạch thuê một đội kỹ thuật chuyên nghiệp để thiết lập các thiết bị vào đúng vị trí và như đảm bảo chúng luôn hoạt động trơn tru trong suốt sự kiện.
Chi tiêu trong phạm vi ngân sách
Sẽ vô cùng tuyệt nếu bạn có thể thương lượng giá hoặc định giá thêm với các đơn vị phân phối thiết bị, thực phẩm, công ty trang trí,… Bởi sẽ có những khoản chi tiêu phát sinh dôi ra khỏi kế hoạch, do đó những phần “mặc cả” và “thương lượng” này sẽ cứu ngân sách của bạn khỏi một bàn làm chi trông thấy
Lời kết
Hy vọng với bài viết này Hapodigital đã giúp bạn đọc hiểu được tổ chức sự kiện là gì cũng như một vài kiến thức bạn cần biết để phát triển trong nghề này. Cảm ơn các bạn đã quan tâm theo dõi.
