Thông cáo báo chí là một công cụ đắc lực đối với các doanh nghiệp khi làm PR, là tài liệu quan trọng cần thiết khi tổ chức sự kiện hay một hoạt động nào đó. Độc giả hãy cùng Hapodigital tìm hiểu về nó nhé.
Thông cáo báo chí là gì ?
Thông cáo báo chí là bản tóm tắt về những sự thật về một chương trình hay một vấn đề nào đó mà bạn muốn giới truyền thông quan tâm. Chúng được viết theo một form mẫu chuẩn. Tiêu chí chính đối với một thông cáo báo chí là nó phải chứa tin.
Cũng giống như một bản đưa tin nhanh, bài thông cáo báo chí được viết dưới dạng kim tự tháp ngược. Đoạn đầu tiên là “đoạn dẫn” nêu những thông tin quan trọng nhất; các đoạn sau đó phát triển thêm thông tin theo thứ tự giảm dần mức độ quan trọng. Thông tin ít quan trọng nhất sẽ được đưa đến cuối cùng.
Cũng giống như một bản tin hay, một thông cáo báo chí hay phải trả lời được câu hỏi ai, cái gì, ở đâu, khi nào, tại sao và bằng cách nào. Ai là chủ đề trong nội dung câu chuyện? Câu chuyện nói về cái gì? Sự kiện đó diễn ra khi nào? Diễn ra ở đâu? Tại sao thông tin này lại quan trọng như vậy ? Mức độ quan trọng đến đâu? Tất cả các thông tin này phải nằm trong đoạn đầu tiên.
Các câu và đoạn văn trong thông cáo báo chí phải ngắn gọn để người biên tập hoặc phóng viên phụ trách có thể duyệt nhanh, không được sử dụng thuật ngữ, từ viết tắt, chi tiết chưa được giải thích hay những câu nói sáo rỗng. Có thể sử dụng trích dẫn, nhưng thường dùng ở đoạn hai hoặc ba, và luôn phải ghi tên tác giả của nó.
Vì sao doanh nghiệp cần gửi thông cáo báo chí ?
TCBC được coi là một trong số những công cụ PR đắc lực đối với doanh nghiệp, mang lại hiệu quả cao trong việc thu hút sự chú ý quan tâm của giới truyền thông và đặc biệt tới công chúng.
Khi một doanh nghiệp muốn PR cho thương hiệu của mình thì không thể không sử dụng đến các phương tiện thông tin đại chúng như truyền hình, báo, đài, … Bởi lẽ, tính hiệu quả về mặt truyền thông và phạm vi ảnh hưởng của những phương tiện này tới công chúng là rất lớn.
Những lúc này, thông cáo báo chí đóng vai trò như là một công cụ thiết yếu nhằm thu hút giới truyền thông, báo chí đưa tin cho doanh nghiệp đến công chúng. Khi doanh nghiệp muốn thông báo thông tin về một tổ chức, sản phẩm/dịch vụ hay sự kiện,… thì thông cáo báo chí là phương thức mang lại hiệu quả nhanh và rõ ràng nhất.
>>> Xem thêm: PR là gì ? 7 bước xây dựng chiến lược PR hiệu quả cho doanh nghiệp
Nên gửi Thông cáo báo chí khi nào
TCBC là một công cụ PR hiệu quả, tuy nhiên không nên sử dụng TCBC để gửi tùy tiện, bừa bãi. Chỉ nên gửi TCBC vào một trong số những trường hợp sau.
- Khi doanh nghiệp có buổi tổ chức sự kiện quan trọng mang sức ảnh hưởng lớn
- Khi công bố giải thưởng mà cá nhân hay doanh nghiệp đạt được.
- Khi tổ chức sự kiện công bố các thành tựu nghiên cứu mới
- Khi tổ chức sự kiện để ra mắt sản phẩm/dịch vụ mới.
Thông cáo báo chí gồm những gì?
Nội dung
Nội dung của một bài thông cáo báo chí cũng giống như một bài báo cần đáp ứng đầy đủ công thức “5 W – 1H” tương ứng với việc trả lời cho 6 câu hỏi. Cụ thể:
- Who – Ai? Đây là phần xác định rõ chủ thể trong thông cáo báo chí. Có thể là một người, một nhóm người, một sự kiện, một chương trình, hay một tổ chức, doanh nghiệp nào đó.
- What – Cái gì? Phần này sẽ là những thông tin nói về sự kiện, hoạt động nào đang diễn ra mà công chúng cần biết ? Nó có điểm gì thu hút công chúng ?
- Where – Ở đâu? Sự kiện đó diễn ra ở đâu? Trong thông cáo báo chí nên ghi rõ phần địa chỉ cụ thể của địa điểm tổ chức sự kiện, có thể đính kèm bản đồ nhằm tạo điều kiện thuận lợi cho nhà báo, phóng viên đến tác nghiệp nhanh chóng.
- Why – Vì Sao? giải thích vì sao sự kiện này lại quan trọng như vậy và vì sao báo chí nên đưa tin về sự kiện này đến với công chúng?
- When – Khi nào? Sự kiện đó diễn ra khi nào? Cần ghi thời gian, thời điểm rõ ràng, cụ thể và chính xác.
- How – Như thế nào? Tóm tắt nội dung quá trình sự kiện sẽ diễn ra để nhà báo, phóng viên nắm bắt được lịch trình.
Cấu trúc
Một bản TCBC thường bao gồm các phần sau:
- Tiêu đề: tên của TCBC
- Thông tin liên hệ: Tên và số điện thoại người phụ trách liên lạc với báo chí của doanh nghiệp
- Địa điểm: nơi tổ chức sự kiện
- Thông tin chính: các nội dung chính của TCBC, bao gồm thời gian, địa điểm, lý do diễn ra sự kiện và nội dung chính của sự kiện.
Hướng dẫn cách viết thông cáo báo chí hiệu quả
Viết TCBC như một nhà báo chuyên nghiệp
- Hãy viết một thông cáo thật chính xác, rõ ràng và mạch lạc những thông tin cần có. Để tăng tính thu hút cho TCBC, bạn có thể xây dựng một câu chuyện hấp dẫn nhưng với giọng văn của một nhà báo. Để làm được điều đó, bạn cần lưu ý vài điểm sau:
- Vào thẳng vào vấn đề: Điều tối kỵ của một TCBC là sự dài dòng lan man, không tập trung khiến người đọc khó nắm bắt vấn đề chính. Do vậy, bạn cần đi thẳng vào vấn đề, trình bày vấn đề một cách rõ ràng nhằm làm rõ chủ đề và mục đích của thông cáo báo chí.
- Trình bày mạch lạc, rõ ràng, súc tích: Dù là một bài báo hay một TCBC thì yêu cầu đầu tiên chính là sự rõ ràng, cô đọng, tránh dài dòng. Thêm vào đó, lịch trình của nhà báo, phóng viên thường rất bận, tính thông tin của báo chí lại yêu cầu nhanh nên họ không có nhiều thời gian để đọc một TCBC dài miên man mà nội dung vốn có thể tóm gọn trong vài dòng.
- Giọng văn gần gũi, thân thiện, không được làm quá mọi thứ: Giọng văn và ngôn ngữ trong thông cáo báo chí cần lịch sự và nhã nhặn. Tránh những từ ngữ mang tính chất tự đề cao một cách thái quá về sự kiện, doanh nghiệp hay sản phẩm/dịch vụ của doanh nghiệp.
Thông tin quan trọng nhất của sự kiện đặt đầu tiên
Để hướng công chúng cuốn theo sự kiện của bạn thì ngay từ phần đầu của thông cáo báo chí phải là những thông tin quan trọng và hấp dẫn nhất của sự kiện đó. Nội dung đi thẳng vào vấn đề, có thông tin liên lạc, hạn chế dùng các biệt ngữ. Mở đầu thông cáo báo chí, bao giờ cũng có các thông tin liên hệ (chữ nghiêng, cỡ chữ nhỏ hơn phần nội dung chính); sau đó đến phần Tiêu đề ( chữ in hoa, in đậm, in nghiêng,); Ngày…tháng…năm; và tiếp theo là mục nội dung chính. Mở đầu ấn tượng với phần thể hiện thông điệp hấp dẫn và rõ ràng sẽ thu hút mọi người tiếp tục theo dõi bài TCBC của bạn.
Chọn ra điểm độc nhất
Mỗi ngày, công chúng tiếp cận với hàng chục, hàng trăm những sự kiện lớn nhỏ khác nhau, đồng nghĩa với việc sẽ có rất nhiều thông cáo báo chí được gửi tới. Vậy làm thế nào để trong một tập thông cáo báo chí hỗn độn đó công chúng vẫn quan tâm đến sự kiện của mình ? Hãy chọn ra một khía cạnh, một đặc điểm nổi trội độc nhất của riêng bạn đưa vào trong thông cáo báo chí để chắc chắn rằng sẽ tạo ra được hiệu ứng lan tỏa, “chấn động” trong giới truyền thông khiến cho mọi người tò mò, nhất định phải tìm hiểu và theo dõi câu chuyện của bạn.
TCBC phải chứa những thông tin hữu ích, có giá trị với công chúng
Khi viết TCBC, người viết cần lưu ý hai yếu tố dưới đây để bản TCBC đạt hiệu quả:
- Nội dung TCBC cần có sự liên quan và thu hút được các đối tượng mục tiêu
- Nội dung chính trong TCBC cần có sự liên quan mật thiết tới doanh nghiệp
Đính kèm những trích dẫn hữu ích
Một trong những yếu tố tạo nên sự thu hút của TCBC là những trích dẫn của các nhân vật quan trọng. Hãy sử dụng những trích dẫn thật chính xác và hữu ích đính kèm thêm trong câu chuyện để gây tạo sự chú ý và tăng tính thuyết phục đối với giới truyền thông.
Chủ đề của TCBC phải gắn liền với mục đích sản phẩm
Đối với công chúng và giới truyền thông, điều mà họ quan tâm không phải sự kiện của công ty bạn tổ chức lớn thế nào mà là những vấn đề thiết thực liên quan đến doanh nghiệp và sản phẩm dịch vụ. Chẳng hạn như: Tầm nhìn và sứ mệnh của doanh nghiệp? Sản phẩm, dịch vụ của doanh nghiệp bạn có những mục đích và giá trị như thế nào với khách hàng ? Nó có thể giải quyết được vấn đề gì cho cộng đồng và xã hội không ?
Vì vậy, hãy luôn gắn sản phẩm của doanh nghiệp liền với thông cáo báo chí. Hãy luôn nhấn mạnh những ưu điểm đặc sắc của sản phẩm, dịch vụ của doanh nghiệp bởi đó là những điều mà giới báo chí quan tâm.
Nội dung của TCBC phải thật ngắn gọn, rõ ràng
Một thông cáo báo chí ngắn gọn, rõ ràng và đầy đủ thông tin luôn có lợi thế hơn so với một thông cáo báo chí dài dòng, lan man. Thói quen và xu hướng đọc của độc giả hiện nay cho thấy, không ai muốn đọc một bản thông cáo báo chí dài đến mấy trang A4 mà nội dung chỉ để thông báo về một sự kiện của một cá nhân hay tổ chức nào đó. Vì vậy, hãy biết cách liệt kê và chọn lọc những thông tin hữu ích cần thiết để đưa vào thông cáo báo chí nhằm tránh tình trạng viết dài, kém hay.
Xác định đúng thời gian gửi thông cáo báo chí
Nếu như gửi quá sớm hay quá muộn thì hiệu quả truyền thông sẽ không đạt được như mong đợi. Vì vậy cần gửi thông cáo báo chí vào thời điểm hợp lý để tối ưu sự quan tâm từ công chúng.
Lời kết
Trên đây là những chia sẻ của Hapodigital với độc giả những kiến thức quan trọng về thông cáo báo chí. Hy vọng bài viết này hữu ích đối với bạn.
